Rundown Acara: Pengertian, Fungsi, dan Cara Membuatnya
Rundown acara adalah susunan program yang sistematis dari sebuah acara yang dibatasi oleh durasi. Rundown acara biasanya dibuat oleh panitia sebuah acara, baik acara formal maupun informal.
Pengertian Rundown Acara
Secara umum, rundown acara dapat diartikan sebagai susunan kegiatan yang akan dilaksanakan dalam suatu acara. Rundown acara biasanya disusun dalam bentuk tabel yang terdiri dari beberapa kolom, yaitu:
- Nomor: Nomor urut kegiatan
- Waktu: Durasi waktu pelaksanaan kegiatan
- Kegiatan: Nama kegiatan yang akan dilaksanakan
- Keterangan: Catatan tambahan mengenai kegiatan, seperti nama pembicara, narasumber, atau MC
- Penanggung jawab: Panitia yang bertanggung jawab atas pelaksanaan kegiatan
Fungsi Rundown Acara
Rundown acara memiliki beberapa fungsi penting, yaitu:
- Sebagai pedoman bagi panitia untuk melaksanakan acara dengan lancar dan sesuai rencana
- Membantu panitia untuk memantau kemajuan pelaksanaan acara
- Sebagai informasi bagi para peserta atau tamu undangan mengenai susunan acara
Cara Membuat Rundown Acara
Untuk membuat rundown acara yang baik, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan, yaitu:
- Tujuan acara: Tentukan tujuan acara yang ingin dicapai. Hal ini akan membantu panitia untuk menentukan kegiatan-kegiatan apa saja yang perlu dilakukan dalam acara tersebut.
- Audiens: Pahami audiens yang akan menghadiri acara. Hal ini akan membantu panitia untuk menyesuaikan kegiatan-kegiatan dalam acara tersebut dengan kebutuhan audiens.
- Waktu dan tempat acara: Tentukan waktu dan tempat acara dengan jelas. Hal ini akan membantu panitia untuk menentukan durasi setiap kegiatan dalam acara tersebut.
- Susunan acara: Susun susunan acara secara runtut dan logis. Pastikan susunan acara sesuai dengan tujuan acara dan kebutuhan audiens.
- Detail kegiatan: Cantumkan detail kegiatan dalam rundown, seperti nama pembicara, narasumber, atau MC. Hal ini akan membantu panitia untuk mempersiapkan acara dengan lebih baik.
Berikut ini adalah contoh rundown acara seminar:
| Nomor | Waktu | Kegiatan | Keterangan | Penanggung Jawab |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 08.00-08.30 | Registrasi peserta | – | Panitia |
| 2 | 08.30-09.00 | Pembukaan | – | Panitia |
| 3 | 09.00-09.30 | Sambutan ketua panitia | – | Ketua Panitia |
| 4 | 09.30-10.30 | Materi pertama | – | Narasumber 1 |
| 5 | 10.30-10.45 | Istirahat | – | Panitia |
| 6 | 10.45-11.45 | Materi kedua | – | Narasumber 2 |
| 7 | 11.45-12.30 | Tanya jawab | – | Panitia |
| 8 | 12.30-13.30 | Makan siang | – | Panitia |
| 9 | 13.30-14.30 | Materi ketiga | – | Narasumber 3 |
| 10 | 14.30-15.00 | Istirahat | – | Panitia |
| 11 | 15.00-16.00 | Materi keempat | – | Narasumber 4 |
| 12 | 16.00-16.30 | Penutup | – | Panitia |
| 13 | 16.30-selesai | Sesi foto bersama | – | Panitia |
Rundown acara ini disusun untuk seminar yang akan berlangsung selama 4 jam. Seminar tersebut akan menghadirkan 4 narasumber yang akan menyampaikan materi selama 45 menit per materi. Selain itu, seminar tersebut juga akan ada sesi tanya jawab dan sesi foto bersama.
Rundown acara dapat disesuaikan dengan jenis acara yang akan diselenggarakan. Misalnya, untuk acara pernikahan, rundown acara dapat disusun dengan memasukkan kegiatan-kegiatan seperti akad nikah, resepsi, dan hiburan.
Dengan membuat rundown acara yang baik, panitia dapat melaksanakan acara dengan lancar dan sesuai rencana.