Contoh Surat Pemberitahuan Kegiatan
Surat pemberitahuan kegiatan adalah sebuah surat yang berisi pemberitahuan dari kegiatan resmi kepada beberapa macam pihak tertentu. Surat ini biasanya dibuat oleh pihak penyelenggara kegiatan untuk memberitahukan kepada pihak-pihak yang berkepentingan, seperti peserta, sponsor, atau pihak berwenang.
Surat pemberitahuan kegiatan memiliki beberapa fungsi, yaitu:
- Memberitahukan kepada pihak-pihak yang berkepentingan tentang penyelenggaraan suatu kegiatan.
- Menjelaskan rincian kegiatan, seperti judul kegiatan, waktu, tanggal, tempat, dan tujuan kegiatan.
- Mendapat izin dari pihak berwenang untuk penyelenggaraan kegiatan.
Secara umum, format surat pemberitahuan kegiatan terdiri dari beberapa bagian, yaitu:
- Kepala surat
Kepala surat berisi identitas pihak pengirim surat, seperti nama instansi, alamat, dan nomor telepon.
- Tempat dan tanggal
Tempat dan tanggal surat ditulis di sebelah kanan atas surat.
- Nomor dan perihal
Nomor dan perihal surat ditulis di sebelah kiri atas surat.
- Alamat tujuan
Alamat tujuan ditulis di sebelah kanan bawah surat.
- Salam pembuka
Salam pembuka ditulis di sebelah kiri bawah surat.
- Isi surat
Isi surat berisi penjelasan tentang kegiatan yang akan diselenggarakan.
- Salam penutup
Salam penutup ditulis di sebelah kanan bawah surat.
- Nama dan tanda tangan pengirim
Nama dan tanda tangan pengirim ditulis di sebelah kiri bawah surat.
Berikut adalah contoh surat pemberitahuan kegiatan:
[Kepala surat] [Tempat dan tanggal]Nomor: [Nomor surat]
Perihal: Pemberitahuan Kegiatan
Yth. [Nama penerima] [Alamat penerima]
Dengan hormat,
Bersama ini kami sampaikan pemberitahuan mengenai kegiatan [judul kegiatan], yang akan diselenggarakan oleh [nama instansi/organisasi] pada:
- Hari/tanggal: [hari/tanggal]
- Waktu: [waktu]
- Tempat: [tempat]
Kegiatan ini bertujuan untuk [tujuan kegiatan].
Demikian pemberitahuan ini kami sampaikan. Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Nama pengirim] [Jabatan pengirim]Contoh surat pemberitahuan kegiatan di atas dapat disesuaikan dengan kebutuhan. Misalnya, jika kegiatan yang akan diselenggarakan bersifat formal, maka bahasa yang digunakan dalam surat juga harus formal. Selain itu, jika kegiatan yang akan diselenggarakan membutuhkan izin dari pihak berwenang, maka surat pemberitahuan kegiatan juga harus ditembuskan kepada pihak berwenang tersebut.
Berikut adalah beberapa tips untuk membuat surat pemberitahuan kegiatan yang baik dan benar:
- Gunakan bahasa yang jelas dan mudah dipahami.
- Pastikan semua informasi yang diperlukan tercantum dalam surat, seperti judul kegiatan, waktu, tanggal, tempat, dan tujuan kegiatan.
- Jika kegiatan yang akan diselenggarakan membutuhkan izin dari pihak berwenang, maka pastikan surat pemberitahuan kegiatan ditembuskan kepada pihak berwenang tersebut.