Contoh Surat Undangan Resmi
Surat undangan adalah surat yang ditulis untuk mengundang seseorang atau instansi perihal kepentingan formal (contoh: Rapat, Kegiatan, atau Seminar). Maka dari itu, surat ini harus Anda buat sesuai komponen atau struktur yang baik seperti yang akan kami jelaskan di bagian selanjutnya.
Struktur Surat Undangan Resmi
Secara umum, surat undangan resmi memiliki struktur sebagai berikut:
- Kop Surat
Kop surat adalah bagian atas surat yang berisi informasi mengenai lembaga atau instansi pengirim surat. Kop surat biasanya berisi logo, nama lembaga, alamat, dan nomor telepon.
- Nomor Surat
Nomor surat adalah bagian yang berisi nomor urut surat yang dikeluarkan oleh lembaga atau instansi pengirim. Nomor surat biasanya ditulis di sebelah kiri atas surat, sejajar dengan kop surat.
- Lampiran
Lampiran adalah bagian yang berisi informasi mengenai dokumen-dokumen yang disertakan dalam surat undangan. Lampiran biasanya ditulis di sebelah kanan atas surat, sejajar dengan nomor surat.
- Perihal
Perihal adalah bagian yang berisi informasi singkat mengenai isi surat undangan. Perihal biasanya ditulis di bawah kop surat, sejajar dengan nomor surat.
- Alamat Tujuan
Alamat tujuan adalah bagian yang berisi informasi mengenai nama dan alamat orang atau instansi yang diundang. Alamat tujuan biasanya ditulis di sebelah kiri bawah surat, sejajar dengan salam pembuka.
- Salam Pembuka
Salam pembuka adalah bagian yang berisi salam yang digunakan untuk memulai surat. Salam pembuka biasanya ditulis di bawah alamat tujuan, sejajar dengan isi surat.
- Isi Surat
Isi surat adalah bagian yang berisi informasi mengenai maksud dan tujuan dari surat undangan. Isi surat biasanya ditulis di bawah salam pembuka, sejajar dengan isi surat.
- Salam Penutup
Salam penutup adalah bagian yang berisi salam yang digunakan untuk mengakhiri surat. Salam penutup biasanya ditulis di bawah isi surat, sejajar dengan tanda tangan.
- Tanda Tangan
Tanda tangan adalah bagian yang berisi tanda tangan dari pihak yang mengirimkan surat. Tanda tangan biasanya ditulis di bawah salam penutup, sejajar dengan nama pengirim.
- Nama Pengirim
Nama pengirim adalah bagian yang berisi nama dari pihak yang mengirimkan surat. Nama pengirim biasanya ditulis di bawah tanda tangan, sejajar dengan jabatan pengirim.
- Jabatan Pengirim
Jabatan pengirim adalah bagian yang berisi jabatan dari pihak yang mengirimkan surat. Jabatan pengirim biasanya ditulis di bawah nama pengirim, sejajar dengan nama instansi pengirim.
- Nama Instansi Pengirim
Nama instansi pengirim adalah bagian yang berisi nama dari instansi yang mengirimkan surat. Nama instansi pengirim biasanya ditulis di bawah jabatan pengirim, sejajar dengan kop surat.
Contoh Surat Undangan Resmi
Berikut adalah contoh surat undangan resmi:
[Kop Surat]Nomor: 001/UND/X/2023
Lampiran: –
Perihal: Undangan Rapat
Yth.
[Nama Penerima] [Jabatan Penerima] [Instansi Penerima]
Di Tempat
Dengan hormat,
Sehubungan dengan akan dilaksanakannya rapat rutin bulanan, maka kami mengundang Bapak/Ibu/Saudara/i untuk hadir pada:
Hari, tanggal: Kamis, 20 Juli 2023
Waktu: 10.00-12.00 WIB
Tempat: Ruang Rapat [Nama Ruang Rapat]
Acara rapat akan membahas mengenai:
- [Topik 1]
- [Topik 2]
- [Topik 3]
Demi kelancaran rapat, kami mohon kehadiran Bapak/Ibu/Saudara/i tepat waktu.
Atas perhatian dan kehadirannya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Nama Pengirim] [Jabatan Pengirim] [Instansi Pengirim]
Tips Membuat Surat Undangan Resmi
Berikut adalah beberapa tips membuat surat undangan resmi:
- Gunakan bahasa yang formal dan sopan.
- Gunakan kalimat yang jelas dan singkat.
- Pastikan semua informasi yang diperlukan tercantum dalam surat.
- Cek kembali surat sebelum dikirim untuk memastikan tidak ada kesalahan.