Contoh Purchase Order: Pengertian, Fungsi, Komponen, dan Cara Membuatnya
Purchase order (PO) adalah dokumen resmi yang digunakan untuk memesan barang atau jasa dari supplier atau vendor. PO biasanya digunakan oleh perusahaan atau organisasi untuk pembelian barang atau jasa dalam jumlah besar. PO memiliki peran penting dalam proses pembelian, karena menjadi bukti transaksi antara pembeli dan penjual.
Pengertian Purchase Order
Purchase order (PO) adalah dokumen yang berisi rincian barang atau jasa yang dipesan oleh pembeli dari supplier atau vendor. PO biasanya berisi informasi-informasi berikut:
- Nama dan alamat pembeli
- Nama dan alamat supplier
- Nomor PO
- Tanggal PO
- Nama barang atau jasa
- Jumlah barang atau jasa
- Harga barang atau jasa
- Total harga
- Metode pembayaran
- Syarat dan ketentuan
Fungsi Purchase Order
Purchase order memiliki beberapa fungsi penting, antara lain:
- Sebagai bukti transaksi
PO merupakan bukti transaksi resmi antara pembeli dan penjual. PO menjadi dasar bagi pembeli untuk melakukan pembayaran kepada supplier, dan bagi supplier untuk mengirimkan barang atau jasa yang dipesan.
- Sebagai alat komunikasi
PO merupakan alat komunikasi yang efektif antara pembeli dan supplier. PO berisi informasi yang lengkap tentang barang atau jasa yang dipesan, sehingga memudahkan pembeli dan supplier untuk memahami kesepakatan yang telah dibuat.
- Sebagai alat kontrol
PO dapat digunakan sebagai alat kontrol untuk memastikan bahwa barang atau jasa yang dipesan sesuai dengan kesepakatan. PO juga dapat digunakan untuk melacak status pengiriman barang atau jasa.
Komponen Purchase Order
Purchase order biasanya terdiri dari beberapa komponen berikut:
- Header
Header berisi informasi umum tentang PO, seperti nama dan alamat pembeli, nama dan alamat supplier, nomor PO, tanggal PO, dan metode pembayaran.
- Daftar barang atau jasa
Daftar barang atau jasa berisi rincian barang atau jasa yang dipesan, seperti nama barang atau jasa, jumlah barang atau jasa, harga barang atau jasa, dan total harga.
- Syarat dan ketentuan
Syarat dan ketentuan berisi ketentuan-ketentuan yang berlaku dalam transaksi antara pembeli dan supplier, seperti ketentuan pembayaran, ketentuan pengiriman, dan ketentuan pengembalian barang.
Cara Membuat Purchase Order
Untuk membuat purchase order, Anda dapat mengikuti langkah-langkah berikut:
- Tentukan informasi yang perlu dicantumkan dalam PO.
- Isi informasi-informasi tersebut dengan lengkap dan jelas.
- Periksa kembali PO untuk memastikan bahwa semua informasi sudah benar.
Berikut adalah contoh template purchase order yang dapat Anda gunakan:
**Purchase Order** **Nomor:** 2024-07-20-001 **Tanggal:** 20 Juli 2024 **Pembeli:** * Nama: PT. XYZ * Alamat: Jl. Soekarno-Hatta No. 100, Bandung, Jawa Barat **Supplier:** * Nama: PT. ABC * Alamat: Jl. Merdeka No. 50, Jakarta, DKI Jakarta **Metode Pembayaran:** Transfer bank **Daftar Barang atau Jasa** | Nama Barang | Jumlah | Harga | Total | |---|---|---|---| | Laptop | 10 | Rp5.000.000 | Rp50.000.000 | | Printer | 5 | Rp2.000.000 | Rp10.000.000 | | Monitor | 20 | Rp1.000.000 | Rp20.000.000 | **Total Harga:** Rp80.000.000 **Syarat dan Ketentuan:** * Pembayaran dilakukan paling lambat 10 hari setelah tanggal PO. * Barang dikirim paling lambat 15 hari setelah tanggal PO. * Barang yang rusak atau cacat dapat dikembalikan dalam waktu 7 hari setelah diterima. Anda dapat menyesuaikan template PO tersebut sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda.
Tips Membuat Purchase Order
Berikut adalah beberapa tips untuk membuat purchase order yang efektif:
- Isi PO dengan lengkap dan jelas
Pastikan Anda mengisi semua informasi yang diperlukan dalam PO, seperti nama dan alamat pembeli dan supplier, nomor PO, tanggal PO, daftar barang atau jasa, harga, dan total harga.
- Gunakan bahasa yang jelas dan ringkas
Gunakan bahasa yang jelas dan ringkas agar PO mudah dipahami oleh pembeli dan supplier.
- Periksa kembali PO
Periksa kembali PO untuk memastikan bahwa semua informasi sudah benar.
**Kesimpulan
