Contoh Surat Pengantar
Surat pengantar adalah surat resmi yang digunakan untuk mengantarkan barang, naskah, atau dokumen ke pihak lain. Surat ini biasanya dibuat oleh organisasi, instansi, atau lembaga tertentu. Surat pengantar berisi informasi tentang identitas barang, naskah, atau dokumen yang dikirimkan, serta tujuan pengirimannya.
Surat pengantar memiliki beberapa fungsi, antara lain:
- Sebagai bukti bahwa barang, naskah, atau dokumen telah dikirimkan.
- Sebagai informasi kepada pihak penerima tentang barang, naskah, atau dokumen yang dikirimkan.
- Sebagai dasar untuk menerima barang, naskah, atau dokumen yang dikirimkan.
Surat pengantar memiliki format yang baku, yaitu:
-
Kop surat
Kop surat berisi informasi tentang nama instansi, alamat, logo, dan nomor telepon instansi yang membuat surat pengantar. -
Nomor surat
Nomor surat adalah identitas surat yang unik dan membedakan surat tersebut dengan surat-surat lainnya. Nomor surat biasanya terdiri dari nomor urut surat, kode klasifikasi arsip, bulan, tahun, dan tanggal surat. -
Hal
Hal adalah isi singkat dari surat pengantar yang akan dikirimkan. -
Isi surat
Isi surat berisi informasi tentang barang, naskah, atau dokumen yang dikirimkan, serta tujuan pengirimannya. -
Penutup surat
Penutup surat biasanya berisi salam penutup dan tanda tangan pejabat yang berwenang.
Berikut adalah beberapa contoh surat pengantar:
Contoh 1: Surat pengantar barang
Kepada Yth.
Kepala Bagian Gudang
PT. Maju Jaya
Jl. Merdeka No. 10
Jakarta Pusat
Dengan hormat,
Bersama surat ini, kami mengirimkan barang-barang berikut kepada Bapak/Ibu:
- 10 unit komputer
- 50 unit printer
- 20 unit meja
Barang-barang tersebut dikirim untuk keperluan kantor baru PT. Maju Jaya yang beralamat di Jl. Pahlawan No. 20, Jakarta Pusat.
Demikian surat pengantar ini kami sampaikan. Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Nama pejabat]Contoh 2: Surat pengantar naskah
Kepada Yth.
Ketua Panitia Seminar
Universitas Indonesia
Jl. Salemba Raya No. 4, Jakarta Pusat
Dengan hormat,
Bersama surat ini, kami mengirimkan naskah makalah untuk seminar yang akan diselenggarakan oleh Universitas Indonesia pada tanggal 20-21 Juli 2024.
Naskah makalah tersebut berjudul "Pengaruh Teknologi Informasi terhadap Perubahan Sosial". Naskah tersebut ditulis oleh [nama penulis] dari [institusi penulis].
Demikian surat pengantar ini kami sampaikan. Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Nama pejabat]Contoh 3: Surat pengantar dokumen
Kepada Yth.
Kepala Dinas Pendidikan
Kabupaten Bandung
Jl. Raya Bandung-Sumedang No. 10, Bandung
Dengan hormat,
Bersama surat ini, kami mengirimkan dokumen-dokumen berikut kepada Bapak/Ibu:
- Daftar siswa kelas 12 SMA Negeri 1 Bandung tahun ajaran 2023/2024
- Daftar nilai ujian nasional SMA Negeri 1 Bandung tahun ajaran 2023/2024
- Daftar lulusan SMA Negeri 1 Bandung tahun ajaran 2023/2024
Dokumen-dokumen tersebut dikirim untuk keperluan seleksi masuk perguruan tinggi.
Demikian surat pengantar ini kami sampaikan. Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Nama pejabat]