Contoh Undangan Resmi
Surat undangan resmi adalah surat yang digunakan untuk mengundang seseorang atau instansi perihal kepentingan formal. Surat ini memiliki ciri-ciri tertentu, seperti menggunakan kop surat, nomor surat, lampiran, perihal, salam pembuka dan penutup yang lazim, penggunaan ragam bahasa resmi, dan menyertakan cap atau stempel dari lembaga resmi.
Surat undangan resmi dibuat dengan tujuan untuk mengundang seseorang atau instansi untuk menghadiri suatu acara atau kegiatan resmi. Acara atau kegiatan tersebut dapat berupa rapat, seminar, pelatihan, workshop, peresmian, dan lain sebagainya.
Struktur surat undangan resmi terdiri dari:
- Kop surat
Kop surat berisi informasi tentang nama, alamat, dan logo dari lembaga atau instansi yang mengeluarkan surat.
- Nomor surat
Nomor surat adalah nomor yang diberikan untuk surat tersebut. Nomor surat berfungsi untuk memudahkan dalam pencatatan dan pengecekan surat.
- Lampiran
Lampiran adalah dokumen atau bahan yang disertakan dalam surat. Lampiran dapat berupa formulir pendaftaran, jadwal acara, atau materi rapat.
- Perihal
Perihal adalah pokok bahasan dari surat. Perihal ditulis dengan jelas dan singkat agar penerima surat dapat memahami tujuan dari surat tersebut.
- Alamat tujuan
Alamat tujuan adalah alamat lengkap dari orang atau instansi yang diundang.
- Salam pembuka
Salam pembuka adalah salam yang digunakan untuk mengawali surat. Salam pembuka yang umum digunakan dalam surat undangan resmi adalah "Yth."
- Isi surat
Isi surat berisi informasi tentang acara atau kegiatan yang akan diadakan. Isi surat harus jelas dan lengkap agar penerima surat dapat memahami acara atau kegiatan tersebut.
- Salam penutup
Salam penutup adalah salam yang digunakan untuk mengakhiri surat. Salam penutup yang umum digunakan dalam surat undangan resmi adalah "Hormat kami".
- Tanda tangan
Tanda tangan adalah tanda tangan dari orang yang mewakili lembaga atau instansi yang mengeluarkan surat.
- Nama terang
Nama terang adalah nama lengkap dari orang yang mewakili lembaga atau instansi yang mengeluarkan surat.
Berikut adalah contoh surat undangan resmi:
Yth. Bapak/Ibu/Saudara/i
[Nama penerima] [Alamat penerima]
Dengan hormat,
[Nama lembaga/instansi] mengundang Bapak/Ibu/Saudara/i untuk menghadiri acara [nama acara] yang akan diselenggarakan pada:- Hari/tanggal: [hari/tanggal]
- Pukul: [jam]
- Tempat: [alamat tempat]
Acara ini bertujuan untuk [tujuan acara].
Demikian undangan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kehadirannya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Nama lembaga/instansi] [Nama terang] [Jabatan]
Berikut adalah beberapa tips dalam membuat surat undangan resmi:
- Gunakan bahasa yang formal dan sopan.
- Gunakan format surat yang baku.
- Pastikan informasi yang tertera dalam surat jelas dan lengkap.
- Periksa kembali surat sebelum dikirimkan.
Dengan mengikuti tips-tips tersebut, Anda dapat membuat surat undangan resmi yang baik dan benar.